Mobile Datenerfassung im Außendienst

Im Zeichen der Industrie 4.0 geht es um die Verflechtung der Industrie und bisheriger Technologien mit modernsten Lösungen aus der IT. Da die moderne Industrie durch immer komplexer werdende Arbeitsprozesse gekennzeichnet ist, die es fortlaufend zu optimieren gilt, müssen alle Arbeitsschritte vor allem transparenter gemacht werden. Nur so können mögliche Fehlerquellen aufgedeckt werden, um mit geeigneten Maßnahmen zeitnah reagieren zu können. Vielfältige Prozesse können so optimiert und effizienter gestaltet werden. Durch diverse Maßnahmen zur Prozessoptimierung können Unternehmen erheblich profitieren, im Wettbewerb mit anderen Unternehmen bestehen und ihre Gewinne steigern. Die mobile Datenerfassung (MDE) nimmt hierbei eine wichtige Rolle ein, um diese Ziele zu erreichen.

Technologien und Systeme zur mobilen Datenerfassung haben mittlerweile in den meisten Branchen Einzug gehalten und die Tendenz nimmt weiterhin zu. Die Möglichkeit der mobilen Erfassung von Daten bietet hierbei zahlreiche Vorteile für unterschiedlichste Wirtschafts- und Industriezweige. Sie wird vor allem im Einzel- und Großhandel, in der Produktion, in der Gastronomie, zunehmend auch im Gesundheitswesen und in den Bereichen Lagerverwaltung, Logistik und Warentransport eingesetzt.

Typisch ist z. B. der Einsatz im Bereich der Warenauslieferung – Transportunternehmen nutzen die mobile Datenerfassung, um Aufträge in Echtzeit entgegenzunehmen, Waren vollständig zu erfassen und deren Transportwege zu verfolgen. Auch Änderungen und Anpassungen im Ablauf können einfach vorgenommen werden.

Dank zahlreicher Funktionen und flexibler Einsatzmöglichkeiten bietet die mobile Datenerfassung im Tagesgeschäft eine erhebliche Erleichterung bei diversen Aufgaben. Gerade Mitarbeiter profitieren hiervon: Erhebliche Datenmengen und eine Vielzahl an Informationen können einfach abgerufen, gespeichert, analysiert und weiterverwendet werden. Die Möglichkeit, alle relevanten Informationen einzusehen und nachzuvollziehen, hilft dabei, Fehlerquoten zu reduzieren – und spielt in der Qualitätssicherung eine große Rolle. Datenlücken werden durch die lückenlose Erfassung vermieden und Fehler durch beispielsweise unleserliche, handschriftliche Dokumente verhindert. Das Erfassen von Daten mittels mobiler Geräte trägt daher sehr zur Zeitersparnis und Reduktion von Kosten bei, da Prozesse einfacher, schneller und sicherer ablaufen.


Komponenten mobiler Datenerfassungssysteme

Mobile Datenerfassungssysteme umfassen mehrere Komponenten. Mit Hilfe von Barcodes oder RFID-Tags, die durch spezielle Etikettendrucker produziert werden, können Informationen zu Produkten bzw. Wegen in der Produktion sowie im Transport gespeichert werden und mittels Barcode-Lesegeräten ausgelesen bzw. gescannt werden. Mobile Terminals, wie Handheld Terminals bzw. Hand-Scanner sowie Smartphones oder Tablets können hierbei sehr flexibel eingesetzt werden. Daneben gibt es noch stationäre Terminals für speziellere Einsatzfelder.

Auch mobile Apps kommen im Rahmen der mobilen Datenerfassung zunehmend zum Einsatz und bieten umfangreiche Zusatzfunktionen je nach Einsatzbereich. Nachdem die Daten erfasst wurden, können sie ortsunabhängig auf Servern bzw. in sogenannten Clouds abgespeichert und flexibel verwaltet werden. Je nach Bedarf können die Speicherkapazitäten auch vergrößert werden, um sich der wachsenden Datenmenge anzupassen.


Vorteile der mobilen Datenerfassung im Außendienst

Durch die ortsunabhängig einsetzbare Technologie ergeben sich vor allem auch für Tätigkeiten im Außendienst besondere Vorteile. Die Flexibilität und mobile Erreichbarkeit von Mitarbeitern ist heutzutage eine wichtige Voraussetzung. Die mobile Datenerfassung hilft Mitarbeitern, die auswärts tätig sind, bei der Einsatzplanung, Zeiterfassung und dem Umgang mit Daten. So profitieren zum Beispiel Außendienstmitarbeiter, wie ausliefernde Fahrer, Service-Techniker oder Kundenbetreuer von der Anwendung dieser Technologie. Mobile Geräte zur Erfassung und Speicherung von Daten ermöglichen auch die Nutzung spezieller Apps, die die Arbeit enorm erleichtern. Für Außendienst-Mitarbeiter sind flexible und unkomplizierte Arbeitsabläufe ein wichtiger Faktor, der zur Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit beiträgt.

Mitarbeiter können mit Hilfe mobiler Geräte von jedem Ort und zu jeder Zeit Datensätze einlesen und auf diese Informationen zugreifen. Der Einsatz mobiler Datenerfassungsgeräte verschafft einen besseren Überblick über alle relevanten Informationen – die Mitarbeiter können ihre Aufträge ungebunden und effizienter erledigen sowie Arbeitsabläufe verbessern.

In der Service-Technik können beispielsweise Informationen zu Aufträgen direkt an das Datenerfassungsgerät übermittelt werden. Die Service-Mitarbeiter können alle Informationen zum Auftrag aufrufen, nach Ausführung des Auftrags den Servicebericht mit allen relevanten Daten eingeben, abspeichern und sich dies vom Kunden bestätigen lassen. Dies bietet eine Reihe organisatorischer Vorteile – so kann zum Beispiel auf das Mitführen von Unterlagen verzichtet werden, da diese stattdessen digital verfügbar sind und so wesentlich besser zu handeln sind. Alle eingegebenen Daten werden dann sofort an die Zentrale des Unternehmens geleitet.

Informationen sind damit überall direkt verfügbar und Arbeitsschritte können direkt nachverfolgt sowie nachvollzogen werden. Die mobile Datenerfassung erleichtert auch die Planung und mittels GPS die Aufzeichnung der jeweiligen Fahrrouten. Sie bietet außerdem Lösungen zur Zeiterfassung von Arbeitsstunden und Einsatzzeiten. Für spezielle Wartungstätigkeiten gibt es spezielle Software-Lösungen bzw. Apps. So können einzelne Arbeitsschritte definiert und protokolliert werden. Erhobene Messwerte können direkt ins System eingegeben und übermittelt werden. Auch Kalkulationen können so vorgenommen werden. Dies erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit und trägt damit zum Erfolg des Unternehmens bei, sondern sorgt auch für eine hohe Kundenzufriedenheit. Diese profitieren dank der mobilen Datenerfassung von kurzen Wartezeiten und einem optimalen Service.

Auch für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst bieten sich durch mobile Lösungen eine bessere Organisation sowie Planung aller anfallenden Aufgaben. Kundendaten, wie zum Beispiel die jeweiligen Kontakt- oder Projektdaten, können einfach abgerufen und Verläufe eingesehen werden. Die Analyse und Auswertung der mobilen Daten kann wesentlich leichter erfolgen und für zukünftige Planungen genutzt werden. Zudem kann auch auf Anfragen von Kunden zeitnah reagiert werden. Denn gerade im Außendienst ist die Verfügbarkeit von Mitarbeitern für den Kunden ein wichtiges Merkmal für einen guten Service. Im Bereich des Customer Relationship Managements (CRM) werden daher zahlreiche mobile Lösungen angeboten, die Außendienstmitarbeiter bei der individuellen Betreuung ihrer Kunden unterstützen.

Typisch ist auch die Nutzung der mobilen Datenerfassung im Bereich Transport und Logistik. Der Außendienst-Mitarbeiter kann hierbei Informationen über Transport-Routen direkt über das mobile Datenerfassungsgerät aufrufen, Informationen zur Lieferung über den Barcode mit der Sendungsnummer erfassen und sich den Empfang der Ware nach erfolgreicher Auslieferung vom Kunden bzw. dem Empfänger bestätigen lassen. Durch die zentrale Übermittlung der Daten in Echtzeit ist die Verfolgung der Sendung zu jedem Zeitpunkt möglich.

Ob im Bereich Service-Technik, dem Vertrieb oder auch im Bereich der Logistik und des Transports – die mobile Datenerfassung als fester Bestandteil im Außendienst ermöglicht die Übermittlung und zentrale Verwaltung von Informationen zur Überwachung sowie Optimierung von Betriebsabläufen. Die häufig eingesetzten Software-Lösungen von SAP, mit deren Hilfe gesamte Geschäftsprozesse gesteuert und abgewickelt werden, bieten hier Schnittstellen für den Einsatz mobiler Datenerfassungsgeräte. Daten können während der Außendienst-Tätigkeit über die direkte Anbindung an SAP übermittelt und abgerufen werden. Die mobile Erfassung von Daten erleichtert daher auch die zentrale Erfassung, Bearbeitung und Abrufbarkeit von Daten und Integration in eine bereits bestehende SAP-basierte Infrastruktur des Unternehmens.

Gerne steht Ihnen GLOBOS bei der Planung und Einführung von mobilen Datenerfassungssystemen im Außendienst kompetent zur Seite – vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung telefonisch unter +49 511 – 76 920 0 oder per E-Mail an vertrieb@globos.de.

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