Neuintegration von Datenerfassungssystemen

Welche Schritte erfolgen bei der Neuintegration eines Datenerfassungssystems?

Im betrieblichen Alltag ist es immer wieder nötig, Daten zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern. Ganz gleich, ob im Einzelhandel, in der medizinischen Versorgung oder in produzierenden Unternehmen: Wo Waren erstellt, bewegt oder verkauft werden, müssen auch Datenverarbeitungsprozesse vonstattengehen. Bei der Dokumentation von Warenbewegungen in einem Lager können beispielsweise nicht nur Unmengen von Papierbergen durch die manuelle Erfassung entstehen, sondern auch Kosten für die Verwaltung, Logistik, Archivierung und Lagerung.

Dabei unterliegen händische Datenerfassungen zudem der Gefahr des menschlichen Fehlers. Durch Unaufmerksamkeit und Stress können Eintragungen fälschlicherweise in die Dokumentation übernommen werden, Daten können vergessen werden oder Dokumentationsblätter über Warenbewegungen können im schlimmsten Fall sogar verloren gehen. An genau dieser Stelle bieten Datenerfassungssysteme Abhilfe.


Was sind Datenerfassungssysteme?

Unter einem Datenerfassungssystem wird eine Methode verstanden, die innerhalb kürzester Zeit eine große Menge von Daten aufnehmen, inklusive Zeitstempel abspeichern sowie weiterverarbeiten kann. Mittels technischer Hilfsmittel wie MDE-Geräten und Barcodescannern zur Auslesung von Barcodes oder der RFID-Technologie können Daten ortsgebunden erfasst und in ein Backendsystem, wie z. B. ein Warenwirtschaftssystem, übertragen werden. Dadurch werden Geschäftsprozesse insofern optimiert, als dass die Archivierung, Lagerung und manuelle Bearbeitung von Dokumentationsbelegen entfällt.

Ein Datenerfassungssystem scannt die Daten eines Barcodes oder liest die Informationen eines RFID-Chips aus und kann in sekundenschnelle auf sämtliche relevanten Daten zugreifen. Unnötige Zeiten für Informationsgewinnung und -erfassung entfallen somit und sparen langfristig Kosten ein. Um die Prozesse im Betrieb ökonomischer, transparenter und auch effektiver zu gestalten, greifen viele Unternehmen auf Lösungen automatisierter Datenerfassungen zurück. Doch es reicht nicht, schlicht und einfach ein Produkt „von der Stange“ zu kaufen. Vielmehr heißt es, objektiv zu beurteilen, welche Lösungen benötigt werden.

GLOBOS ist hierbei ein Servicepartner, welcher auf eine technische Optimierung mit Bezug auf die Neuintegration eines oder auch mehrerer Datenerfassungssysteme spezialisiert ist.

Diesbezüglich wird sich natürlich schnell gefragt, wie so eine Optimierung denn eigentlich stattfindet, denn Transparenz, Erfahrung und das erforderliche Know-how sind bei der Datenerfassung selbstverständlich von großem Belang. Der erste Schritt besteht aus einer unabhängigen Beratung für kommende Entscheidungen. Es ist offensichtlich, dass ein angebrachtes Datenerfassungssystem auf die Wünsche und Anforderungen eines Kunden angepasst sein muss – beispielsweise kann dies in einem Gespräch erörtert werden.


Die Bedarfsanalyse

Bei jedem Kauf einer Anwendung oder einer Maschine steht eine Bedarfsanalyse an erster Stelle des Integrationsprozesses. Systeme, die zur Unterstützung innerbetrieblicher Prozesse in den Arbeitsablauf übernommen werden, stellen meist große Risikofaktoren dar. Dies ist zum einen darauf zurückzuführen, dass die Implementierung Zeit in Anspruch nimmt und somit unternehmensinterne Ressourcen bindet. Zum anderen stellen Entscheidungen über neue Systeme für den Betrieb eine Austauschbeziehung zwischen Bindung finanzieller Ressourcen und der unternehmensspezifischen Funktionsfähigkeit. Für die Erstellung eines kompletten Systems ist von großer Bedeutung, dass es über den gesamten Lebenszyklus hin stabil und zuverlässig in Bezug auf die Ansprüche des Nutzers arbeitet. In der Regel sind automatisierte und standardisierte Lösungen günstiger, können aber nur bedingt auf individuelle Anforderungen hin spezialisiert arbeiten.

Insbesondere bei extremen Bedingungen kann nur schwer auf Standardlösungen zurückgegriffen werden. Zum Beispiel können die meisten Datenerfassungssysteme nicht unter extremen Bedingungen genutzt werden, wie es bei einem ständigen Wechsel zwischen Heiz- und Kühlräumen oder starker mechanischer Belastung wie permanenter Vibration oder Stößen der Fall wäre. Als herstellerunabhängiger Servicepartner hat GLOBOS das nötige Know-how sowie die passenden Erweiterungen für spezielle Bedürfnisse in der Datenerfassung. Durch langjährige Erfahrung und eine hohe Interaktionsrate werden hier die nötigen Mängel an bestehenden Systemen identifiziert und an die Hersteller kommuniziert. So kann eine zielgerichtete Erstellung von Datenerfassungssystemen gewährleistet werden.


Konzeption

Wurde im Unternehmen der konkrete Bedarf ermittelt, kann ein zielgerichtetes und passendes Datenerfassungssystem konzeptioniert werden. Hier werden Rahmenbedingungen mit in die Erstellung eines Angebotes integriert. Beachtet werden müssen die Betriebsgröße, örtliche Gegebenheiten sowie die vorhandene EDV und die Abdeckung der Räumlichkeiten mit Netzwerkzugang. Sollen beispielsweise Daten automatisch mittels Internet von einem Erfassungsgerät auf einen Server übertragen werden, muss die Funkabdeckung in allen Bereichen des Betriebs gegeben sein. Darüber hinaus erfordert diese Art der Datenübermittlung ein spezielles Sicherheitskonzept, da die Informationen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden müssen.

Sind beide Faktoren beispielsweise nicht gegeben, folgt eine Kosten-Nutzen-Kalkulation. Ziel dieser Berechnung ist es herauszufinden, ob eine Erhöhung der Funkabdeckung sowie eine dazugehörige Absicherung des Netzwerkes teurer ist als das Datenerfassungssystem ohne Funkübertragung. GLOBOS kann durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Datenerfassung und Übertragung sowie durch die Expertise der Projekt- und Produktmanager Lösungsvorschläge anhand der dokumentierten Ziele und des Bedarfs erstellen und ein schlüssiges Konzept anbieten.


Installation

Nach der Ausarbeitung eines schlüssigen Konzeptes kann ein finales Pflichtenheft erstellt werden. Dieses beinhaltet sämtliche Handlungsanweisungen, die für eine Projektrealisation nötig sind. Die Consultingleistungen von GLOBOS gehen über die reine Projektplanung hinaus: Unsere Berater stehen im gesamten Installations- und Realisierungsprozess zur Verfügung und bieten verschiedenste weiterführende Dienstleistungen an.

Die Installation der gewählten Datenerfassungssysteme geschieht in Bezug auf die innerbetrieblichen Anforderungen, wobei handwerkliches Können mit Spezialwissen über die jeweils genutzten Systeme Hand in Hand gehen. Die nötigen Sonderlösungen sowie Spezialanfertigungen, die für den betrieblichen Ablauf nötig sind, werden installiert.


Integration

Der mit Abstand wichtigste Bestandteil bei der Implementierung neuer Datenerfassungssysteme ist nach der Bedarfsanalyse und Konzeptionierung mit Abstand die Integration in den betrieblichen Ablauf. Das am besten geplante System nützt im betrieblichen Alltag wenig, wenn die ausführenden Mitarbeiter das System nicht verstehen oder bedienen können. Die geschulten Experten von GLOBOS begleiten die Inbetriebnahme von mobilen und stationären Lösungen und bieten Schulungen zur Nutzung und Bedeutung der Systeme an. Darüber hinaus kann durch die GLOBOS-Experten auch eine Anpassung und Konfiguration der Softwareelemente vorgenommen werden. Nach mehrmaligen Testläufen kann sichergestellt werden, dass die Datenerfassungsgeräte einwandfrei funktionieren.

Nun ist die Zeit der Anpassung für das Unternehmen gekommen: Damit die Datenerfassungssysteme auch angemessen und mit einem gewissen Maß an fachlichem Wissen angewendet werden können, stellt GLOBOS verschiedenste Möglichkeiten zur Verfügung, durch welche der Kunde geschult wird, um das Produkt adäquat einsetzen zu können und es zu verstehen. Hierzu gehören beispielsweise Trainings, in denen spezielles Wissen gelehrt wird. Aber auch in Workshops und Schulungen vermittelt GLOBOS die Ansätze und Ideen, die hinter den Produkten stehen. Auch diese Angebote werden an die individuellen Bedürfnisse und den jeweiligen Kenntnisstand der Interessenten angepasst – so ist gewährleistet, dass alles verständlich vermittelt wird.


Help Desk und Repair Services

Bei einem Datenerfassungssystem können an der einen oder anderen Stelle Komplikationen auftreten, die mit Erfahrung und Spezialwissen meist unproblematisch beseitigt werden können. Unsere geschulten GLOBOS-Mitarbeiter weisen die erforderlichen Zertifizierungen auf, um Ihnen umfassend allgemeine und technische Fragen beantworten zu können. Mit unserem Help Desk erhalten Sie eine Anlaufstelle, die Sie bei der Gerätefeinjustierung, Softwareeinrichtung und Problemlösung per E-Mail, Online-Störungsmelder oder telefonisch berät.

Zusätzlich erhalten Sie mit einem individuellen, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Wartungsvertrag und unseren Repair Services für Hard- und Software die Sicherheit, dass durch eine schnelle Hilfe im Notfall Arbeitseinschränkungen möglichst vermieden werden.

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