Bei der Organisation vieler Arbeitsabläufe spielt die Erfassung großer Datenmengen eine entscheidende Rolle. Um den möglichst reibungslosen und effizienten Fluss der Arbeitsprozesse sicherstellen zu können, stellt sich für Betriebe vor diesem Hintergrund die Frage nach möglichen Verfahren, um die ablaufenden Prozesse in ökonomischer Sicht optimieren zu können. Ein oft eingesetztes und in vielen Bereichen erprobtes System ist die Verwendung von Barcodes. Die Technologie macht sich die Fähigkeiten moderner elektronischer Geräte zunutze und basiert auf einem einfachen Funktionsprinzip. Im Fokus steht die weitestgehende Automatisierung der Prozesse, um den größtmöglichen Anwendernutzen sicherzustellen.
Die Organisation von Arbeitsprozessen – die Funktionsweise
Grundlage des Systems sind Etiketten mit Barcodes, die eine automatische Zuordnung des gekennzeichneten Produktes durch einen Scanner ermöglichen. Der Scanner erfasst entweder die linearen Codes mit einem Aufbau aus nebeneinander liegenden dünnen und dicken Linien oder die neuere Variante, einen Barcode im 2D-Format, auf dem wesentlich mehr Zeichen untergebracht werden können.
Zur Inbetriebnahme und Installation eines Barcode-Systems sind drei Komponenten nötig: Zunächst wird ein speziell für den Einsatz im System vorgesehener Drucker benötigt, der die Barcodes auf die Etiketten druckt.
Infrage kommen zu diesem Zweck alle gängigen Druckermodelle, die mit einer darauf abgestimmten Software ausgestattet sind. Besonders häufig kommen Thermodruckverfahren zum Einsatz, die sich durch ihre hohe Arbeitsgeschwindigkeit und den geringen Materialbedarf auszeichnen. Der Drucker druckt die benötigten Codes auf die zweite wesentliche Komponente des Systems: die Etiketten. Je nach Druckverfahren kommen dafür unterschiedliche Materialien in Betracht. Das Herzstück bei der Nutzung des Systems stellt der Scanner dar, der die Barcodes einliest und sie automatisch identifiziert, so dass sie einer Datenbank zugeordnet werden können.
Anforderungen an ein System der Datenerfassung
Unabhängig vom konkreten Einsatzbereich des Systems ergeben sich im Kontext der Datenerfassung verschiedene Anforderungen an die verwendeten Verfahren:
- Die Abläufe sollen im Sinne einer ökonomischen Arbeitsweise möglichst zügig ablaufen.
- Warenbewegungen müssen zeitnah erfasst werden und immer den aktuellen Stand der Dinge wiedergeben.
- Die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers und damit einer Störung des Betriebsablaufs soll möglichst gering gehalten werden.
- Ein transparentes, einfach zu erfassendes System erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und ermöglicht die schnelle Orientierung.
- Das Verfahren soll langfristig zur Steigerung der Produktivität beitragen und eventuell anfangs höhere Anschaffungskosten von Geräten innerhalb kurzer Zeit ausgleichen.
- Alle Eigenschaften des Systems sollen letztlich dem Anwendernutzen dienen und durch Automatisierung Kapazitäten der Mitarbeiter für andere Aufgaben freisetzen.
Die hier dargestellten Merkmale der optimierten Datenerfassung lassen sich im Barcode-System wiederfinden – und werden im Folgenden näher erläutert.
Erhöhung der Produktivität durch Barcodesysteme
Als Alternative zur Erfassung von Daten mithilfe des Scanners ergibt sich das schriftliche Notieren der Produktinformationen auf einem Zettel oder die manuelle Eingabe in einen Computer. Bei beiden Möglichkeiten zeigt sich im Vergleich zum Arbeiten mit dem Barcodesystem ein sofort erkennbarer Unterschied in der benötigten Zeit. Das Scannen erfolgt mit einer Handbewegung, das Aufschreiben nimmt unweigerlich mehr Aufwand und Zeit in Anspruch.
Auf große Produktmengen hochgerechnet ergibt sich so bereits innerhalb weniger Stunden ein enormes Potenzial, die Effizienz der Arbeit zu steigern. Hinzu kommt gerade bei innerhalb von kurzer Zeit eintreffender Ware in großen Mengen der Vorteil einer besonders zeitnahen Erfassung der Daten. Die Datenbank lässt sich mit dem System immer auf dem aktuellen Stand halten.
Ein reibungsloser Betriebsablauf durch die Verwendung des Barcodesystems
Bei der manuellen Erfassung von Produktbezeichnungen, Artikelnummern und ähnlichen Daten kommt es durch Unaufmerksamkeit, Vertippen oder schlecht lesbare Informationen zwangsläufig zu Fehlern. Je nach Art der fehlerhaften Bearbeitung können sich beträchtliche Konsequenzen ergeben, die unter Umständen enorme wirtschaftliche Einbußen nach sich ziehen können. Bei einer Fehllieferung ergibt sich beispielsweise neben den Kosten der Rücklieferung und der erneuten Versendung des gewünschten Produktes auch die Gefahr eines Imageverlustes für das Unternehmen.
Mit der Nutzung eines Barcodesystems und damit der Automatisierung der Prozesse lässt sich die Wahrscheinlichkeit von fehlerhaften Datenerfassungen drastisch reduzieren. Die Fehlerwahrscheinlichkeit wird bei einem richtig konfigurierten System mit etwa 1:6.000.000.000 angegeben. Kann das Scannergerät einen Artikel doch einmal nicht korrekt erfassen, wird dieses Problem sofort angezeigt und kann manuell bearbeitet werden, bevor nachwirkende Konsequenzen auftreten.
Die einfache Nutzung des Systems
Die Abläufe bei der Verwendung von Barcodesystemen lassen sich verallgemeinernd in immer gleicher Weise beschreiben: Die Etiketten werden mithilfe des Druckers erstellt, auf den entsprechenden Produkten beziehungsweise an den passenden Stellen befestigt und mit der Datenbank abgeglichen – schon ist das System einsatzbereit.
Für die folgende Datenerfassung muss der Scanner nun nur noch an das Etikett gehalten werden. Der einfach strukturierte, in immer der gleichen Weise ablaufende Prozess macht die schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter möglich und reduziert durch die Automatisierung gleichzeitig den gesamten Arbeitsaufwand.
Barcodesysteme zur Optimierung der Abläufe – eine Investition mit langfristigem Gewinn
Zusammenfassend betrachtet ergibt sich aus der Darstellung ein enormes Potenzial der Systeme, die Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Anwendungsgebiete für Etiketten mit Barcode gibt es in vielen Bereichen:
- Bei der Produktion von Waren lässt sich der genaue Verbrauch von Ressourcen erfassen und der Materialbedarf entsprechend anpassen, um Fehllagerungen oder Engpässen vorzubeugen.
- Das bekannteste Einsatzgebiet der Barcodesysteme ist die Verwendung beim Einkauf. Kassen erfassen mithilfe des Scanners den Barcode des Produktes und können so automatisch den Preis der Ware abrufen. Kurzfristige Preisänderungen können zentral eingegeben werden und müssen nicht manuell erfasst werden.
- Im Bereich der Logistik ermöglicht das Barcodesystem nicht nur einen optimalen Überblick über die aktuellen Bestände, sondern macht auch das unkomplizierte Finden der benötigten Produkte möglich.
- Auch im medizinischen Bereich kommen Barcodesysteme unter anderem bei der Verwaltung von Medikamenten oder auch Patientenakten zum Einsatz. Der Anwendernutzen ergibt sich hier vor allem aus der sicheren Nutzung der Ressourcen.
Die passenden Geräte für das Barcodesystem bei GLOBOS
Je nach Struktur des Unternehmens und den zu erfassenden Mengen an Daten sind verschiedene Drucker, Etiketten, Barcodescanner, mobile Terminals und stationäre Terminals für die Installation des Systems geeignet. Um den bestmöglichen Anwendernutzen sicherzustellen, bietet GLOBOS ein breit aufgestelltes Produktangebot, aus dem sich die optimalen Komponenten individuell zusammenstellen lassen. Im Sinne einer unkomplizierten Installation und anschließenden Verwendung des Systems sichert eine umfassende Beratung und Begleitung bei der Einführung die effiziente Nutzung. GLOBOS vereint die Aspekte der anwenderfreundlichen Umstellung des Systems: Neben der Bedarfsanalyse und Beratung werden die passenden Produkte direkt angeboten und der umfassende Service stellt auch nach der Installation die bestmögliche Nutzung der Vorteile des Systems sicher.